스마트 워크 요약

20907218 이진희

Ⅰ. 왜 지금 워크스마트인가?

워크스마트(Work smart)란 말 그대로 ‘똑똑하게 일한다’는 뜻이다. 워크스마트는 몇몇 기업CEO들이 워크 하드(work hard, 열심히 일하기)에 대비되는 일하기 방식의 l필요성을 언급하면서 기업사회에 알려지기 시작한 용어로, 기존의 업무관행에서 벗어나 창조적으로 일해야 한다는 의미를 내포하고 있다.

시공간의 제약이 없는 업무환경과 변화된 업무

워크스마트가 대두된 것은 스마트폰으로 대표되는 정보통신기술의 발달과 정부의 스마트워크(원격근무) 정책에 기인한다. 스마트폰의 등장과 원격근무는 시공간의 제약이 없는 업무를 가능케 하여 2025년에는 유비쿼터스(Ubiquitous)공간이 실현된다고 한다. 이것은 시간과 공간을 초월하여 인간을 매개로 하지 않고 사물과 사물 사이에 소통이 일어날 수 있다는 것이다. 스마트워크 인프라를 제대로 활용하기 위해서라도 보다 장기적인 관점에서 일하는 방식의 근본적인 변화를 이끌어 낼 수 있도록 워크스마트를 추진해야 한다.

인력의 다양성 활용 및 조직창의성 제고가 필요

조직 내에 신세대, 여성인력, 글로벌 인재의 비중이 증가하면서 전혀 다른 문화와 가정환경에서 자란 인력이 구성원으로 합류하고 있다. 워크스마트는 구성원의 다양한 개성을 존중하고 그들의 창의성을 이끌어내되, 이를 조직창의성으로 승화시켜야 하는 21세기 기업에게 필요한 새로운 도전이라고 할 수 있다. 가치관을 통합하고 조정하여 조직 내 방향성을 일치시켜나가는 것이 지속가능경영의 성패를 좌우하게 될 것이다.

Ⅱ. 워크스마트 모델

창의기반 생산성 제고가 목적

워크스마트 모델은 한국기업들이 당면한 과제가 창의 기반 생산성(creativity-based productivity) 제고라고 상정한 후, SMART라는 5개 드라이버를 통해 기업의 창의 기반 생산성을 높을 방법을 제시하는 것을 목적으로 한다. 창의기반 생산성이란 각종 투입요소를 새로운 방식으로 활용하여 첫째 이 세상에 없는 새로운 것을 만들어내고, 둘째 질적 우위를 가진 제품과 서비스를 효율적으로 생산, 제공하는 능력이라고 정의할 수 있다. 창의 기반 생산성을 제고하는 요인은 ①의사소통과 학습 ②자유와 자율성, ③성과와 보상 ④본질 집중

⑤리스크 감수와 혁신이 창의 기반 생산성을 높이는 5가지 요인이라 주장한다.

창의 기반 생산성을 높이는 5대 요인, SMART

창의기반 생산성을 높이는 5가지 요인은 작동(operating dimension)을 필요로 한다. 먼저 의사소통과 학습을 보면 의사소통과 학습은 창의적 지식 교류, 그리고 조직 내 쌍방향 커뮤니케이션을 자극하는 공간 구축으로 활성화된다. 이 드라이버를 각각 Acquaintance 와 Space로 부르기로 한다. 두 번째 결정요인은 자유와 자율성이다. 자유와 자율성을 Space와 Time을 주요 드라이버로 한다. 자유와 자율성을 기본적으로 통제력이며, 그안에 회사가 직원을 소중히 여기고 신뢰한다는 의미도 포함된다. 또한 구성원의 책임감도 포함된다. Time은 모든 드라이버 중에서도 구성원 개인을 배려하고 존중하는 측면이 가장 강한 드라이버이다.

세 번째 결정요인인 성과와 보상은 Result와 Method가 드라이버이다. Result는 순수하게 성과중심으로 평가하겠다는 뜻이다. 이 드라이버는 평가제도 변경뿐 아니라 조직문화의 변화도 필요하다. Method는 일의 본질에 대한 파악을 기반으로 파업을 설정하려는 노력, 조직내 연결성에 대한 인식, 비효율 절감 등을 의미한다. 네 번째 결정요인은 본질집중으로, 앞에서 언급한 Method와 Time이 주요 드라이버이다. 드라이버의 내용은 위와 동일하나, Time의 경우 전체적 효율화를 통해 회사 조직 내 여유 인력 자원을 확보하는 것까지 포함할 수 있다. 마지막은 리스크 감수와 혁신이며 Result와 Acquaintance가 그 드라이버이다. Result는 공정한 평가와 결과 중심 문화를 통해 리스크 감수를 장려하며, Acquaintance는 학습과 활발한 논쟁을 통해 창의적 성과가 산출되도록 돕는다. 워크스마트는 S,M,A,R,T 순으로 실행한다. 그 이유는 착수가 용이한 드라이버에서 시작하여 사전 정지작업이 필요한 드라이버로 전개되고, 한 개 영역만 실시할 수 있는가 아니면 여타 영역들과 동시에 실시해야 하는가이다. 그리고 회사 이니셔티브 중심인가 개인 참여 중심인가 이다.

Ⅲ. 워크스마트 실천 영역

1. 공간관리 혁신

창의 기반 생산성 발현에 영향을 주는 공간적 요소로는 구성원 간 물리적 거리, 시야확보여부, 사무 공간 내 시각적 환경 등이 있다. 관리 문헌들은 구성원 간 물리적 거리가 가까울수록, 다른 사람이 자신의 시야에 있을수록 구성원 간에 상호작용이 활발하게 이루어짐을 밝히고 있다. 문헌들은 또한 인공소재가 아닌 자연소재의 사용, 파랑색과 같은 차가운 색이 창의성 발현에 도움을 줌을 밝히고 있다. 한편 물리적 거리나 시야 확보와 함께 중요시해야 할 요소가 프라이버시이다. 구성원 간 물리적 거리가 가깝고 다른 사람의 시야에 노출되어 있을 경우 프라이버시를 침해하기 쉽다. 직원 개개인의 프라이버시를 보호하고 업무를 집중해서 수행할 수 있는 공간 요소 역시 고려해야 한다. 또한 최근에 많이 논의되고 있는 원격 근무와 관련한 공간 요소 역시 고려해야 할 요소이다. 단, 원격근무로 인해 동료의식을 형성하는 것이 어렵고, 지식 교류가 원활하게 이루어지지 않을 수 있으므로 이에 대한 대책을 마련해야 한다고 말한다.

2. 방식관리 혁신

방식관리 혁신은 실제로 일을 하면서 창의 기반 생산성을 어떻게 높일 수 있는가에 관련된 이슈이다. 이를 위해서는 업무 재정의, 프로세스 재설계가 필요하며, 타이밍과 리스크 관리, 커뮤니케이션 혁신 또한 필요하다. 업무 재정의는 일의 본질을 정확히 파악하고 핵심을 관리해야 한다는 것으로, 업의 개념과 KSF(key success factor), 핵심역량, 변화로 구성된다. 업의개념은 ‘우리는 무엇을 하는 회사인가’에 대한 내용이고, 핵심역량은 ‘우리는 무엇을 할 수 있는 회사인가’ 변화는 ‘우리는 앞으로 어떻게 변화해야 하는가‘가 핵심내용이다. 프로세스 재설계에는 업무제거, 권한이양 등이 포함되는데, 관련 문헌들은 프로세스 재설계를 통해 기업들이 성과를 향상시켜왔음을 증명하고 있다. 타이밍과 리스크 관리는 납기 및 전체적인 공정에 대한 관리를 의미한다. 프로젝트의 전체 공정을 효과적으로 관리하기 위한 툴로서는 간트 차트, CPM(Critical Path Method)을 들 수 있으며, 또한 데이터 마이닝, 6시그마, 트리즈 등도 활용 가치가 높다. 커뮤니케이션 혁신은 구성원 간 의사소통을 좀 더 효과적으로 하여 장시간 근로의 원인이 되고 있는 회의/결재 문화와 보고서 작성 방식을 개선하는 것이 목적이다.

3. 지식관리 혁신

20세기 후반 정보사회에서 지식사회로 전환되면서 지식의 중요성이 부각되었다. 지식은 기업의 경쟁력 측면에서도 중요한 것으로 인식되어 많은 기업들이 지식경영(KM: knowledge management)을 도입하였다. 워크스마트를 위한 지식경영은 지식의 창출, 공유는 물론 지식의 구현이 포함된다. 이를 위해서는 다음의 세 가지가 필요한데 첫째, 창의성을 발휘하여 새로운 아이디어를 도출하고, 이를 구체적인 지식으로 발전시키는 ‘창조적 지식창출’이 지식관리의 출발점이 되어야 한다. Nonaka는 “지식창조의 기초가 되는 암묵지는 기본적으로 개인단위에서 만들어지며, 조직은 지식을 스스로 창조할 수 없다고 하였다. 둘째 지식의 공유가 지식을 지식경영시스템에 등록하고 끝나는 것이 아니라 직원들의 활발한 교류를 통해 지식과 아이디어에 살이 붙는 ‘살아 움직이는 지식교류’가 되어야한다. 이를 위해 실시간으로 지식교류와 피드백이 이루어질 수 있는 채널을 구축해야하며, 동료들과 일상적으로 협력하고 지식공유가 일어나도록 하기 위해서는 직원들의 역량개발이 필수적이다. 또한 고객, 외부전문가 등 조직 외부와의 지식결합을 통한 개방혁신(open innovation)도 필요하다. 마지막으로, 조직 내의 지식이 지식 그 자체로 그치지 않고 실행을 통해 ‘창조적 조직성과 창출’의 밑거름이 되어야한다. 이를 위해서는 내부경쟁을 완화하고 행동을 중시하는, 즉 실행에 집중하는 조직문화를 구축해야 한다.

4. 성과관리 혁신

성과관리 혁신의 첫 번째 요소는 성과관리 기준을 ‘얼마나 오래 일했느냐’에서 ‘얼마나 가치 있게 일했느냐’로 바꾸는 것이다. 한국은 OECD 회원국 중 근로시간이 가장 긴 나라이다. 한국 직장인의 근로시간이 긴 이유 중 하나는 오랜 시간 일을 하는 사람이 좋은 평가를 받는 문화 때문이다. 따라서 장시간 근로의 문제를 해결하기 위해서는 성과 관리 기준이 바뀔 필요가 있다. 두 번째 요소는 비금전적 보상이다. 비금전적 보상을 적극 활용함으로써 자칫 금전적 보상이 야기할 수 있는 부작용을 보완할 수 있다. 트렌드 조사기관인 트렌드 워칭은 최근 Perkonomics란 새로운 용어를 소개하였다. Perkonomics는 Perk, 즉 특전, 비금전적 특혜와 Economics의 합성어로 기업이 자사의 고객들에게 금전적 보상을 넘어서는 비금전적인 혜택을 제공한다는 의미이다. 기업이 직원들에게 제공하는 보상에 동일한 논리를 적용할 수 있고, 조직문화를 강화하기 위한 요소로도 적극 활용할 필요가 있다. 한편, 성과관리의 혁신은 단순히 제도변화에 한정되기보다는 그에 걸맞는 조직문화의 변화를 필요로 한다. 문화적인 요소가 성과관리 혁신의 밑거름이 되는데, 조직문화와 조직구성원의 적합성을 강조하거나 조직의 비전이나 전략을 함께 공유하는 노력들이 같이 이루어질 때 진정한 의미에서 성과관리의 혁신이 가능하다.

5. 시간관리 혁신

워크스마트를 위한 시간요소에는 생체리듬, 시간 압박, 시간 통제감 등이 있다. 생체리듬은 밤 시간에는 잠이 오고, 낮 시간에는 깨어 있는 등 시간에 따라 몸의 반응이 달라짐을 의미한다. 문헌들은 자신의 생체리듬에 맞는 생활을 할 때 성과가 높음을 밝히고 있으며, 생체리듬이 인위적으로 바뀔 때 집중력이 떨어질 수 있음을 보고하고 있다. 시간 압박은 과업 수행 시 과업을 완수할 시간이 충분치 않다고 느낄 경우 가지게 되는 감정이다. 또한 과업의 데드라인이 가까이 왔을 때 가지게 되는 감정이라 할 수 있다. 문헌들은 과업에 따라 시간 압박이 성과에 미치는 영향이 달라진다고 보고하고 있다. 시간 통제감은 주어진 시간 내에 과업을 끝낼 수 있고 과업이 자신의 통제 하에 있다고 느낄 때 가지게 되는 감정이다. 시간관리 혁신은 직원의 생체리듬을 중시하고 시간 압박 정도를 조절하며, 시간에 대한 통제감을 높이는 등 시간적 요소를 활용하여 직원들이 업무에 몰입할 수 있는 환경을 구축하는 것이다.

시간적 요소와 관련하여 최근 많이 논의되고 있는 근무형태가 유연근무제이다. 이것은 시차출퇴근제, 자율출퇴근제, 집중시간제, 재량근로제 등으로 구분된다. 시차출퇴근제는 근로자가 스스로 선택하여 출퇴근 시간을 30분, 1시간 단위로 늦추거나 빠르게 하는 제도이며, 자율출퇴근제는 일정한 범위 내에서 근로자가 매일 스스로 자유롭게 출퇴근시간을 결정하는 제도이다. 시차출퇴근제나 자율출퇴근제는 근로자가 자신의 생체리듬에 맞추어 근무시간을 결정할 수 있기 때문에 집중력을 높일 수 있는 수단이 된다.

Ⅳ. 시사점

화이트칼라가 근로자의 다수를 차지하는 지금, 화이트칼라의 평가 방식을 그들의 업무특성에 맞는 방식으로 개선하고, 생산성 및 창의성을 제고하는 것은 기업의 생사를 좌우하는 중요한 요인이다. 또한 신세대 여성, 외국인 인력 등 조직 내 다양해진 인력 특성을 고려하여 업무의 시공간제약 극복을 가능케 하는 IT 기술을 활용하는 것 역시 매우 중요한 경영요소로 대두하였다. 급변하는 환경 속에서 워크스마트는 기업들의 흥망을 좌우할 화이트칼라의 생산성 및 창의성을 높이는 수단으로서 그 존재 의의가 있다고 할 것이다. 워크스마트를 실현하기 위해서는 경영진의 노력이 절대적으로 필요하다. 사무공간 개선, 업무 재설계, 오픈이노베이션 시스템 구축, 성과관리 방식의 변경 등은 부서나 개인 차원에서는 실행할 수 없는, 회사 차원에서 실행해야 할 영역이다. 따라서 경영진의 인식 전환과 워크스마트 실행을 위한 위로부터의 변화가 필요하다. 물론 워크스마트를 실현하는 데 직원 개개인의 노력이 필요치 않다는 것은 아니다. 직원 개개인은 자신이 가지고 있는 정보나 지식을 동료와 적극적으로 나누어 조직의 성과를 제고하려는 자세를 견지해야 할 것이며, 업무의 목표를 설정하고 일의 우선순위를 부여하는 등 시간을 효율적으로 사용하려는 노력을 경주해야 할 것이다. 또한 과정의 평가가 아닌 결과 중심의 평가가 도입되는 경우 개인의 자율성이 신장됨과 동시에 개인의 책임이 더욱 중요해지는 만큼 책임감 있는 업무자세가 필요하다.

한편, 워크스마트로 인해 업무시간 및 공간에 대한 자율성이 부여될 경우 노동 강도가 현재보다 더 강해질 수 있으므로 주의해야 한다. 주어진 공간에서, 주어진 시간에만 일하는 전통적인 형태의 근로와 달리 시공간의 제한이 없는 근로환경에서는 일과 생활의 구분이 모호해질 수 있다. Felstead 외 의 연구에 따르면, 원격근무를 하는 직원들은 자신들이 ‘일을 열심히 하지 않을 것’ 이라는 오해를 불식시키기 위해 일을 더 많이 하는 경향이 있다고 한다. 또한 시공간의 자유가 부여될 경우 동료들 간에 근무시간, 근무 장소가 서로 달라져 동료의식 형성이 힘들어 지고, 서로 간의 상호작용이 저하될 수도 있음을 유념할 필요가 있다